Snížení nákladů na MRO cukrářského gigantu

Jako příklad toho, jak dokázala společnost RS pomoci zákazníkovi získat lepší kontrolu nad procesními náklady, můžeme uvést spolupráci se známým výrobcem cukrovinek, který s obratem přes 100 milionů liber lídrem na trhu. RS se zmíněnou společností spolupracuje už celou řadu let a dodává jí širokou škálu produktů. Kromě jiného například elektrické a automatizační výrobky, ochranné pomůcky, nářadí a testovací zařízení, které využívají technici údržby pro zachování provozu.

Jakožto velká organizace měl výrobce cukrovinek dlouhodobý plán na zefektivnění nákupního procesu, kam patřila i revize všech nepřímých výdajů. Oddělení nákupu mělo za úkol snížit administrativu a byrokracii spojenou s nákupním procesem tak, aby byl rychlejší a vyžadoval méně zásahů od mnoha zúčastněných stran napříč celým podnikem.

Zákazník obvykle trávil spoustu času vyhledáváním dodavatelů, kteří nabízeli požadované produkty, a následným porovnáváním cenových nabídek, zadáváním objednávek finančnímu týmu a zajišťováním včasných dodávek, aby nedocházelo k narušení každodenních činností.

Také měli za to, že se při nákupu objevuje velké zdvojování a je nutná spousta ručního zadávání informací. Stručně řečeno – celý proces zdržoval nákup výrobků s nízkou hodnotou a zároveň zaměstnance připravoval o drahocenný čas, který by jinak mohli věnovat plnění svých hlavních povinností.

Po analýze stávajícího procesu nákupu a platby společností RS a ve spolupráci s Chartered Institute of Procurement & Supply byl vytvořen systém PurchasingManager™. Tento webový nástroj umožňuje efektivně spravovat objednávky a náklady.

Díky PurchasingManager™ lze vytvářet účty, stanovovat limity a provádět schválení. Uživatelé, včetně inženýrů, mohou snadno vybírat produkty, objednávat je a sledovat jejich dodání na webových stránkách RS. Schválení nákladů probíhá rychle a jednoduše.

Systém PurchasingManager™ zjednodušil proces autorizace a slouží jako jediný zdroj schválení objednávek u RS. Objednávky jsou odesílány přímo do společnosti RS bez zbytečných kroků. Zákazníci mohou využívat měsíční souhrnné objednávky namísto jednotlivých zakázek, což šetří čas a zjednodušuje proces.

Tímto způsobem byly odstraněny zbytečné náklady a proces nákupu a platby se stal efektivnějším.

Zákazník nyní má zjednodušený proces s oprávněnými koncovými uživateli, což výrazně snížilo náklady na zpracování a všichni pracovníci zapojení do procesu nepřímého nákupu se můžou soustředit na klíčové činnosti .

Zákazník se dostal z průměrných nákladů na jednu objednávku ve výši 74 liber před zavedením řešení PurchasingManager™ na současnou úroveň 46 liber. Počet objednávek také narostl na 1 089 ročně, protože došlo je konsolidaci více objednávek se společností RS, čímž se zredukoval počet dodavatelů. Na základě nových nákladů na jednu objednávku to znamenalo roční úsporu 30 492 liber ve srovnání se starými procesy.

Celý nákup se výrazně zrychlil, více zaměstnanců objednává u důvěryhodných dodavatelů (namísto využívání místních nebo online nákupů), což přispívá ke zlepšení dodržování smluv, a díly se úspěšně dodávají v době, kdy je inženýři potřebují – což znamená mnohem méně prostojů.

Ve výsledku se zákazník z neefektivního a nákladného procesu s příliš velkým množstvím zdvojených úkolů a nepřehledností stal velmi efektivním a skutečně transparentním v celém procesu od nákupu až po platbu.