Jedním z příkladů úspěšné spolupráce s RS je zlepšení procesu nepřímého objednávání ve spolupráci s jedním z největších automobilových výrobců. Při objednávání od RS, coby jednoho z jejich klíčových dodavatelů MRO produktů, museli interně mechanicky zadávat velké množství relativně malých objednávek. Každá objednávka musela projít procesem manuálního zpracování a zadání do místního systému ERP.

Tím vznikala duplicitní práce v oddělení nákupu a výsledné doby zpracování (a s tím spojené náklady) na každou objednávku byly vysoké, jelikož každá objednávka zadaná do vlastního systému vyžadovala vystavení a zadání interní objednávky do systému. Vzhledem k vysokému počtu transakcí v takto velkém podniku to vedlo k výraznému nárůstu pracovní zátěže nákupčích týmů.

Snížení procesních nákladů má proto velkou hodnotu a nejde při něm jen o nákupní cenu jako takovou.

Kromě toho chtěl mít zákazník větší přehled o svých nepřímých nákladech podle jednotlivých dodavatelů, od kterých pravidelně nakupoval, aby mohl najít případný prostor pro úspory a příležitosti k výhodným nákupům. Proto se daný podnik rozhodl všechny tyto systémy propojit se svým systémem elektronického objednávání.

Společnost RS byla vybrána, aby se zapojila do první fáze integrace dodavatelů. Důvodem byla rozsáhlá nabídka produktů RS, která dokázala pokrýt veškeré potřeby zákazníka, a technické zkušenosti RS s elektronizací nákupů.

Pro zajištění minimálních výpadků inženýrů a zachování dostupnosti produktů, technických dat, obrazových souborů a informací o skladových zásobách byla použita katalogová funkce s názvem PunchOut. Ta je propojena zabezpečeným připojením s webovými stránkami RS i s elektronickým modulem nákupních procesů u zákazníka. Používání PunchOut systému znamená, že koncový zákazníci u výrobce automobilů mohou vytvořit objednávku (PO) ve svém vlastním systému, přistupovat k webovým stránkám RS a vytvářet si košík s produkty, který se poté znovu načte do jejich systému. Po přijetí podrobností o nákupním košíku se položky automaticky vyplní do objednávky (PO) včetně všech požadavků zákazníka, a tato objednávka je rovnou připravena k přímému odeslání (prostřednictvím interních schvalovacích procesů) do RS ke zpracování.

Tento nový, zjednodušený proces výrazně zkrátil dobu zpracování objednávek a současně zachoval nezávislost koncových uživatelů při zadávání objednávek. Pracovníci nákupčích týmů i koncoví uživatelé získávají volný čas a mohou se soustředit na svou pracovní náplň.

Celkové "měkké" náklady na proces se snížily z 6 milionů Kč na 3,8 milionů Kč, což představuje úsporu okolo 2,2 milionů Kč. To vše díky zkrácení doby zpracování objednávky z průměrných 89 minut na pouhých 56 minut. Odeslání objednávky trvá 7 minut (oproti procesu na papíře je to polovina), její schválení 6 minut (polovina oproti předešlému procesu) a fáze potvrzení ceny/dostupnosti produktu byla zrušena, jelikož tato informace se zobrazuje přímo (původních 11 minut je nyní 0 minut). Navíc není nutné zadávat každý měsíc úhradu jednotlivých faktur, jelikož RS poskytuje jeden společný měsíční souhrn.

Používání jednoho integrovaného systému navíc zákazníkovi poskytuje větší přehled o jeho výdajích. Veškerá data z tisíců realizovaných nákupů jsou uložena v jednom systému. Tyto údaje lze analyzovat, zákazník si může srovnat jejich výkonnost a také vytvářet lepší budoucí strategie pro své nepřímé nákupy.

Samotnou integraci provedli společně techničtí odborníci obou stran a celý proces od začátku až do konce proběhl pod dozorem vyhrazeného specialisty na elektronické obchodování společnosti RS.

S ohledem na vysoký počet proměnných zasahujících do fáze nastavení týmy zmapovaly aktuální procesy zákazníka, aby se ujistily, že nový proces bude v maximální míře odpovídat požadovanému výsledku, a aby zajistily, že veškerá data o objednávkách a nákupech budou shromažďována v jediném systému. Po dokončení fáze přísného testování byl systém spuštěn. Než RS prohlásila integraci za úspěšnou, ještě během prvního měsíce monitorovala celý průběh připojení.

Nyní může zákazník využívat data z elektronického systému objednávek a získat lepší přehled o svých zásobách. Díky jasnému přehledu o zakoupeném zboží lze na základě aktuální spotřeby vytvořit skladový profil. Zákazník tedy může mít na skladu pouze zboží, které aktuálně potřebuje (zejména tak, aby se zvládl vypořádat s neplánovanou údržbou), a nákladné položky, které nepoužívá pravidelně, může objednat až podle potřeby s využitím některého z možných způsobů dodání RS.